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Excel 2007 让数据拥有色彩(1)

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  作为销售部经理的张洁,经常需要用Excel处理各种数据。在统计、分析数据的过程中,最令人心烦的就是如何在最短时间内,从众多的数据中找到自己需要的数据,或者对数据进行分类筛选和排序。尽管Excel 2003有类似的功能,但是使用起来感觉太枯燥无味了!而自从使用了Excel 2007后,她发现这一切都改变了……下面就看看张洁如何利用Excel 2007的彩色标志功能,来更高效处理公司1~9月份的A产品的销售数据。

新旧对比

  Excel2003:不具有给数据添加彩色标志功能,仅仅可以通过条件格式的繁杂操作,按照一定的条件设置简单的单元格格式。

  Excel2007:可以按照一定的条件给数据添加数据条、色标、图标集,也可以按照单元格颜色来进行对数据的筛选排序,而且可选的条件格式多样化。

一、直观显示数据

  按照公司领导要求,张洁需要将2006年1~9月份的销售数量进行分析,找出哪些月份超额完成了公司的销售计划目标,即400000kg/月。针对这些工作,利用Excel2007的“条件格式中的数据条工具即可瞬间完成,具体操作如下:

  启动Excel 2007,打开销售明细表,选中要分析的销售量所在的单元格区域:D4:D12,单击工具栏上的“开始菜单,然后单击弹出的浮动工具面板中的“条件格式按钮。

  从弹出的菜单中,选择“数据条选项,单击其中的“浅蓝色数据栏选项,就会发现选定的单元格区域内,每个单元格都会按照其数值的大小情况,自动填充不同程度的浅蓝色,单元格数值越大填充越满(如图1)。这样,仅仅凭借这些数据条就可以直接看出哪些月份销售量大、哪些月份销售量小了。

  

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